Sfida aziendale

Aumentare l'efficienza operativa e ridurre i costi con l'approvvigionamento digitale.

Chi è coinvolto

  • PERSONALE
  • Personale a contratto
  • Amministratori

Le fasi del processo

La soluzione per l'approvvigionamento digitale basata sul BPM è il fulcro del nostro nuovo sistema di modernizzazione aziendale (EBM) e ci consente di migliorare la gestione del ciclo di approvvigionamento, creando un unico punto di acquisto efficiente e integrato per i nostri team. Si tratta di una soluzione completa, che collega le nostre operazioni di approvvigionamento, i sistemi e il personale in un framework orientato alla collaborazione e al processo. Essendo interamente web-based, offre a tutti gli stakeholder un sistema unico per gestire le attività di assegnazione, incluse le fasi precedenti e successive, cosa che ne incentiva l'adozione da parte di dipendenti, personale a contratto e amministratori. Il sistema standardizza l'implementazione delle migliori prassi di approvvigionamento, ma, dal momento che è basato sui processi, può essere facilmente adattato al mutare delle esigenze.

Vantaggi ottenuti

Il software BPM ha migliorato i nostri processi di approvvigionamento e ci ha consentito di mantenere efficacemente la conformità alle politiche, ridurre le tempistiche del ciclo di acquisizione e incentivare il taglio dei costi.

Procurement

 

Sfida aziendale

Cercavamo una soluzione informatica migliorata, in grado di garantire un approccio semplice, automatico e lineare alla gestione degli acquisti e delle richieste di formazione.

Chi è coinvolto

  • Oltre 126 000 utenti finali
  • Responsabili di reparto
  • Finance

Le fasi del processo

Il nostro sistema di gestione dei piccoli acquisti basato sul BPM semplifica, automatizza e gestisce l'intero processo di acquisto e le necessità di formazione. Gli utenti inviano una richiesta di acquisto o di formazione attraverso un semplice modulo web-based. Il sistema convalida la richiesta per garantire la compliance alle politiche interne e federali. In base al reparto dell'utente, il sistema valuta la disponibilità di codici di bilancio di altri sistemi e indirizza la richiesta ai vari approvatori e ai principali stakeholder, tenendo conto della tipologia di richiesta e di altre regole aziendali. Nel momento in cui le richieste vengono approvate o rifiutate, gli utenti ricevono automaticamente notifiche via e-mail. Grazie alle sue funzionalità integrate per la gestione dei documenti e delle conoscenze, il sistema è in grado di tenere traccia dei percorsi di richiesta di approvazione e dei commenti lasciati durante la procedura. In questo modo, si ottiene la completa visibilità della richiesta in ogni fase del suo ciclo di vita e si ha la certezza che i fondi di approvvigionamento siano sempre utilizzati correttamente. L'accesso alle richieste passate e ai report di richiesta raccolti fornisce ad acquirenti e manager i dati sulle tendenze in tempo reale e storici necessari per il miglioramento continuo dei processi. Il sistema invia inoltre i dettagli delle richieste completate a un database, consentendoci di sfruttarli per integrare altri sistemi.

Vantaggi ottenuti

Il nostro sistema BPM offre un ambiente web-based per attuare i processi e migliorare efficienza, affidabilità e visibilità. Il sistema elabora centinaia di richieste e garantisce il rispetto delle approvazioni e delle regole aziendali per ogni singolo caso. Oltre a ridurre i tempi di elaborazione delle richieste, utilizza formulari web per eliminare l'inserimento di dati ripetitivi, crea report utilizzabili per individuare rallentamenti nei processi e consente la creazione di altri report per fornire ai dirigenti statistiche e dati fondamentali sulle tendenze relative alle richieste di formazione sui piccoli acquisti. Ma soprattutto, la coerenza nella produzione di report costituisce un enorme vantaggio, poiché garantisce l'accuratezza dei dati presentati. A sua volta, ciò consente di dedicare meno tempo e meno lavoro alla convalida e alla pulizia dei dati e maggiore attenzione alle questioni strategiche.

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