Le piattaforme BPM leader del mercato offrono numerose funzioni in un'unica soluzione. La tecnologia di gestione dei processi consente alle aziende di semplificare le operazioni tramite l'automazione, l'esecuzione e il monitoraggio dei processi aziendali dall'inizio alla fine. La gestione delle conoscenze e gli strumenti per la collaborazione permettono di sfruttare le informazioni attraverso la gestione di documenti e contenuti e facilitando l'interazione tra dipendenti all'interno di comunità basate sulle conoscenze e sulla cooperazione. Le funzioni di analisi integrate aiutano ad aumentare la visibilità facendo pervenire ai dirigenti report esaustivi sulle operazioni aziendali e l'esecuzione dei processi più importanti.

Di seguito sono indicate le funzioni ad alto livello di cui dovrebbe essere dotata una piattaforma BPM.

Process

In poche parole, i processi sono un insieme di attività e operazioni condotte regolarmente per raggiungere gli obiettivi aziendali. I processi possono essere:

  • semplici (es. evasione di un ordine) o complessi (es. sviluppo di un nuovo prodotto)
  • occasionali (es. inserimento dei dipendenti) o continui (es. regulatory compliance)
  • specifici di una funzione (es. gestione dell'offerta) o specifici del settore (es. approvvigionamento energetico)
  • pertinenti a un unico reparto (es. fatturazione), a tutta l'impresa (es. strategic sourcing) o all'intera catena del valore (es. gestione della catena di distribuzione)

Ogni organizzazione prevede dei processi aziendali: è così che si porta avanti un'attività. Ma troppe aziende si affidano ancora a procedure obsolete, che prevedono moduli cartacei o altri passaggi manuali. Abituandosi a questo modo di lavorare, responsabili e dipendenti non causano alle proprie aziende solo un forte rallentamento in termini di efficienza: non si rendono conto del costo opportunità che comporta lavorare nel modo “in cui si è sempre fatto”.

I processi integrati, imperniati sul BPM, automatizzano le operazioni per migliorarne l'efficienza, ma vanno anche a sostegno della crescita, semplificano la gestione di governance, rischio e compliance e migliorano l'interazione tra clienti e dipendenti.

Knowledge Management

Una piattaforma BPM dovrebbe essere dotata di funzioni per la gestione delle conoscenze in cui far confluire le informazioni provenienti dall'intera organizzazione.

I dati aggiornati, corretti e completi sono la linfa vitale delle decisioni aziendali. Sfruttare informazioni precise ed esaustive nei processi aziendali dà risultati migliori. Cosa succede quando i dati non sono aggiornati, corretti o completi? Si prendono decisioni sbagliate.

Le migliori piattaforme BPM sono in grado di raccogliere in un unico posto i dati relativi a un determinato argomento e provenienti da tutti i sistemi aziendali. Così chi è responsabile del processo decisionale potrà agire modo più consapevole in qualunque circostanza.

Regole Aziendali

Le regole di business sono la logica che alimenta gran parte dell'automazione dei processi e forniscono la struttura che ne garantisce la coerenza.

Quest'ultima è il segreto dei processi ottimizzati. È per questo motivo che le regole sono un elemento fondamentale di qualsiasi piattaforma BPM. Ma il business non è mai una cosa semplice: esistono delle eccezioni, bisogna gestire i cambiamenti e possono verificarsi circostanze che favoriscono comportamenti diversi e mancanza di uniformità nelle varie fasi dei processi.

Le piattaforme BPM in genere sono dotate di un motore di regole di business dinamico che automatizza sia i processi che si ripetono sempre uguali sia quelli più complessi e con più variabili. Le regole di business assicurano che i processi siano coerenti e ottimizzati praticamente in qualsiasi circostanza.

Social Collaboration

Un modo per condividere informazioni all'interno di un'azienda e raggiungere un obiettivo comune è la Social Collaboration, che aumenta la consapevolezza delle diverse situazioni contribuendo al contempo alla knowledge base aziendale. La Social Collaboration è vista diversamente rispetto alle forme di collaborazione tradizionali poiché è inclusiva per definizione, perché coinvolge tutti i singoli membri di un gruppo o di un'organizzazione, incarnando il concetto per cui chiunque può avere una buona idea.

Il più grande vantaggio commerciale di qualsiasi organizzazione spesso viene ancora trascurato, ma si trova nella testa di tutti i lavoratori della conoscenza. Purtroppo le forme di collaborazione tradizionali sono per loro natura esclusive: bisogna essere aggiunti ai destinatari di un'e-mail, ricevere la richiesta di partecipazione a una riunione o a una chiamata e, come minimo, possedere qualche conoscenza relativa a qualche argomento per poter partecipare e offrire valore. Al contrario, la Social Collaboration è inclusiva, rivela idee e informazioni che altrimenti verrebbero trascurate e aiuta le organizzazioni a sfruttare appieno un capitale intellettuale che spesso non emerge nemmeno.

Mobilità

La mobilità rappresenta la capacità di usare una soluzione tecnologica aziendale su qualsiasi dispositivo mobile come su un computer desktop. Essere mobile è uno stile di vita. Il boom di smartphone e tablet nel nostro privato ha interessato anche la nostra vita professionale, ma con una conseguenza imprevista: il bisogno di controllo.

La mobilità aziendale consiste nel concedere ai lavoratori più controllo in modo che rendano di più e nell'ampliare l'insieme di strumenti a propria disposizione affinché comprenda qualsiasi dispositivo oltre al desktop senza perdite in termini di funzionalità, usabilità o impatto.

Le migliori tecnologie aziendali rispondono alle esigenze di coloro alle quali sono destinate. Per questo devono poter agevolare la mobilità ed essere utilizzate su qualsiasi dispositivo e in qualunque momento, in maniera interscambiabile.

Security

La sicurezza consiste nella conservazione di dati e operazioni al riparo da qualsiasi minaccia, compresi catastrofi naturali, hacker o qualunque altro pericolo possa venire in mente. Quando si impiega la tecnologia BPM per eseguire i processi fondamentali di un'organizzazione, la sicurezza deve essere il primo aspetto da tenere in considerazione.

Questa è la realtà che ci circonda: la sicurezza non è mai troppa. Data la frequenza con cui i giornali riportano notizie di attacchi da parte di hacker, bisogna essere sicuri che ogni singola soluzione offra protezione dalle minacce, note e non. Assicurati che la tua tecnologia basata su piattaforma BPM sia costantemente monitorata e sottoposta a verifiche della sicurezza.

Opzioni di implementazione flessibili

La possibilità di ospitare ed eseguire la propria piattaforma BPM on-premises e/o in un ambiente cloud in modo interscambiabile offre la massima flessibilità per le organizzazioni che devono conservare dati o processi sensibili dietro i propri firewall.

Ogni organizzazione ha le proprie esigenze, cosa ancor più vera quando si tratta di gestire sistemi su cui sono presenti dati sensibili. Assicurati di poter eseguire tutte le componenti della tua tecnologia basata su piattaforma BPM in qualsiasi ambiente e nel modo più conforme alla tua azienda: solo così saprai che le esigenze relative a dati e processi sono soddisfatte.

Attivazione

Il BPM può presentare alcune complessità. L'attivazione è una combinazione di programmi, strumenti e persone che assicura che i progetti per cui è previsto l'utilizzo di tecnologie BPM abbiano successo. Un Centro di eccellenza (COE) è un metodo comprovato per avere successo.

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