General Services Administration

La General Services Administration (GSA) è un'agenzia indipendente del governo statunitense, istituita nel 1949 per coadiuvare la gestione delle attività di base delle agenzie federali. L'agenzia fornisce prodotti e spazi lavorativi per gli uffici del governo statunitense e trasporti per gli impiegati federali; sviluppa anche politiche di minimizzazione dei costi a livello governativo.

Sfida aziendale

La GSA voleva una piattaforma applicativa che modernizzasse le operazioni delle aree principali dell'agenzia. Poiché puntava sia sull'innovazione, sia sull'efficienza, desiderava che avesse funzionalità BPM avanzate.

Soluzione Appian

La GSA ha utilizzato Appian Cloud per implementare un approccio ibrido nel cloud in grado di garantirne l'efficienza, integrandosi allo stesso tempo con dati protetti da firewall. Il servizio di acquisizione federale (FAS) della GSA usa Appian Cloud per pianificare le acquisizioni. Prima di Appian, il FAS della GSA non aveva modo di verificare la conformità dei piani di acquisizione nella pipeline con il regolamento federale in materia (FAR). Pertanto, i diversi dipartimenti creavano piani di acquisizione privi di coerenza e gli addetti alla pianificazione potevano condividere una quantità minima di informazioni. La soluzione di Appian consente di creare i piani di acquisizione al 100% su Appian, garantendo una visibilità a tutto tondo dello stato di completamento dei piani stessi. Consente inoltre l'automatizzazione di revisioni e approvazioni per 11 diverse catene di approvazione.

Il Public Building Service (PBS) della GSA ha implementato la soluzione Real Estate Exchange (G-REX) basata su Appian per modernizzare l'approvvigionamento di contratti di affitto federale tramite il sistema “Smart Leasing”. Questa soluzione innovativa è stata sviluppata e implementata in meno di 18 mesi, rispettando le scadenze e il budget. “Smart Leasing” si basa sull'aumento di efficienza e coerenza e prevede l'utilizzo dei dati aziendali per migliorare il processo decisionale. G-REX sfrutta l'agilità di Appian per l'ottimizzazione continua dei processi, la mobilità, la collaborazione sociale e l'integrazione dei dati. La soluzione G-REX ottimizza e accelera le prestazioni dell'agenzia nella gestione di 9624 asset e di un inventario di 370,2 milioni di piedi quadrati di area di lavoro, utilizzati da oltre un milione di dipendenti federali.

Il PBS della GSA ha anche implementato su Appian l'applicazione Procurement Request Module (PRM), che rappresenta il primo passo verso un più ampio progetto di trasformazione dei processi di approvvigionamento del PBS. Il sistema completo, chiamato “Electronic Acquisition System Integrated” (EASi), velocizza e modernizzare l'intero processo di approvvigionamento, dalla richiesta iniziale fino alla chiusura, passando per la selezione, la scrittura e la gestione del contratto. Tramite una semplice interfaccia social, l'applicazione PRM consente agli utenti interni ed esterni di prendere decisioni più intelligenti e di agire in modo più rapido nelle attività di richiesta, verifica, approvazione e avviamento dell'approvvigionamento di beni e servizi. Poiché l'integrazione dei dati è fondamentale per gli obiettivi del PBS della GSA, e in particolare per migliorare la gestione dei casi di approvvigionamento, l'applicazione sfrutta le funzionalità di gestione dei dati aziendali di Appian Records. L'app PRM è integrata con l'Acquisition Planning Wizard basato su Appian del servizio FAS della GSA.