Queensland University of Technology

La Queensland University of Technology (QUT) è una delle università di ricerca in più rapida espansione del paese. I suoi corsi sono molto richiesti e le esperienze concrete che offre sono seguite da quasi 50 000 studenti.

Alla QUT lavorano quasi 13 000 persone che svolgono attività didattiche e di ricerca applicata in stretta collaborazione con i professionisti del settore, aggiungendo un riscontro pratico alla formazione teorica. I campus universitari all'avanguardia di Brisbane offrono spazi e tecnologie di alta qualità per l'apprendimento, l'insegnamento e la ricerca, per soddisfare al meglio le esigenze di studenti, docenti e ricercatori.

Sfida aziendale

In qualità di grande università australiana con una visione globale e un'attenzione particolare al mondo reale, la QUT si impegna a offrire un ambiente moderno al personale e agli studenti operando una trasformazione digitale continua.

La trasformazione digitale della QUT è stata progettata per superare una serie di sfide, poste ad esempio dai processi aziendali ripetitivi e dagli incarichi ad alta intensità di lavoro, che causavano inefficienze, imprecisioni e ritardi.

In precedenza, i vari dipartimenti dell'università utilizzavano oltre 1000 moduli da compilare manualmente. Dato che era il personale a occuparsi di questi moduli, il rischio di errore umano era molto elevato. I processi messi in atto fino a quel momento non tenevano conto dei KPI e dei problemi di compliance e prevedevano solo audit trail limitati.

“I processi aziendali manuali esistenti non sono riusciti a rispondere efficacemente alla rapida crescita dell'università, che ha imposto un carico di lavoro molto più elevato”, ha dichiarato Denise Toman, direttrice associata dell'ufficio per il miglioramento dei processi aziendali della QUT. “Per la QUT è diventato fondamentale puntare al miglioramento e alla trasformazione dei processi di business resi possibili dalla tecnologia”.

Soluzione Appian

La QUT si è affidata ad Appian per automatizzare i processi aziendali dell'università sulla piattaforma cloud low-code dell'azienda, ottenendo così notevoli vantaggi.

“Ci siamo affidati ad Appian per attuare la nostra trasformazione digitale perché la loro piattaforma offre un'implementazione veloce, facilità d'uso e flessibilità”, ha detto Denise.

Alcuni fattori chiave che hanno spinto la QUT a scegliere la piattaforma di Business Process Management (BPM) sono stati la necessità di ridurre la burocrazia, ottenere una soluzione incentrata su studenti e personale, processi standardizzati e automatizzati, procedure conformi, visibilità dei processi e audit trail, monitoraggio e resoconti sui KPI e una diminuzione dei costi operativi.

La QUT ha usato Appian per digitalizzare e snellire un'ampia gamma di processi aziendali, offrendo agli utenti un'interfaccia semplice e intuitiva che permette di risparmiare tempo. Le regole di business automatizzate della piattaforma low-code di Appian hanno contribuito a rendere i processi più efficienti e precisi e hanno ridotto lo sforzo complessivo necessario per gestire le procedure.

Inoltre, la QUT ha sfruttato le funzionalità di reporting di Appian, che hanno permesso all'università di individuare facilmente le opportunità di miglioramento dei processi e di garantirsi quindi la possibilità di portare avanti la trasformazione dell'esperienza offerta a studenti e personale anche nel futuro.

Appian ha lanciato una suite di nuove applicazioni aziendali sulla propria piattaforma cloud, permettendo così alla QUT di riprogettare un elevato numero di processi aziendali, in primis quelli relativi a risorse umane, finanza e gestione dei salari.

“Avendo oltre 1000 moduli cartacei, la QUT ha dovuto scegliere da dove iniziare, per cui ci siamo orientati sulle assunzioni delle risorse umane, dato che si trattava di un processo ricco di sfide”, ha dichiarato Denise.

Una volta scelta la piattaforma Appian, il lancio del progetto e l'implementazione della prima app hanno richiesto appena otto settimane.

La QUT assume circa 3000 dipendenti fissi all'anno, che vanno a rimpiazzare persone che lasciano il lavoro e a coprire nuove posizioni offerte, oltre a 7000 docenti universitari a tempo parziale a semestre. Inoltre, gestisce circa 6500-7000 prolungamenti all'anno per contratti a tempo indeterminato, occasionali, accademici e professionali.

Prima dell'implementazione della piattaforma BPM di Appian, il personale della QUT si occupava di 6 diversi moduli cartacei che prevedevano l'inserimento manuale dei dati e ognuno di questi doveva essere stampato, firmato, scansionato e inviato per e-mail in media almeno 5 volte. Spesso i processi manuali comportavano errori e creazione di duplicati. In più, il personale doveva accedere a numerosi sistemi (tra cui quelli relativi a risorse umane, finanza e gestione dei salari) per aggiungere dati ai moduli. Anche la visibilità dei progressi rappresentava un problema, in quanto non esisteva una soluzione semplificata per monitorare lo stato o l'avanzamento dei moduli.

Per pagare il personale che si occupava delle procedure manuali associate ai prolungamenti di contratto delle risorse umane, l'università doveva sborsare una cifra stimata di 600 000 dollari. All'inizio di ciascun semestre, in un periodo di 4 settimane, l'università assumeva 7000 docenti e doveva gestire oltre 400 moduli al giorno, con conseguente esborso per il pagamento degli straordinari e l'assunzione di personale occasionale per l'inserimento dei dati.

“In precedenza, l'assunzione di risorse umane richiedeva in media 14 giorni e rappresentava un processo incredibilmente frustrante sia per il personale che per gli assunti. Inoltre, costituiva anche un rischio per l'università, dato che un numero non identificabile di persone iniziava a lavorare senza contratto a causa dei tempi necessari per l'elaborazione del processo”, ha dichiarato Denise.

L'implementazione della piattaforma cloud di Appian ha permesso al personale delle risorse umane della QUT di compilare i moduli online all'interno di un unico sistema, che convalidava automaticamente i dati. Ora i moduli online vengono pre-compilati con le informazioni note in modo da risparmiare tempo e i processi sono perfettamente integrati con altri sistemi per risorse umane, finanza e gestione dei salari.

I processi robotizzati hanno sostituito l'inserimento manuale dei dati nel libro paga, così come l'accettazione dei contratti online da parte degli assunti, velocizzando notevolmente la procedura. Ora non è più necessario stampare i moduli, firmarli e rispedirli ai responsabili delle risorse umane.

Denise ha aggiunto: “La soluzione di Appian ci ha permesso di snellire il processo di assunzione delle risorse umane, rendendo tutto più efficiente sia per il personale che per gli assunti, oltre a garantire il rispetto di tutte le policy e procedure. Abbiamo un maggiore controllo sui nostri moduli delle risorse umane e ora disponiamo di un sistema di audit trail che ci consente di monitorare in tempo reale l'avanzamento dello stato dei moduli”.

Oltre alle risorse umane, la trasformazione digitale della QUT realizzata sulla piattaforma cloud low-code di Appian ha portato molteplici vantaggi a molti altri dipartimenti dell'università. Inoltre, la soluzione BPM dell'università ha ricevuto riscontri positivi da numerosi dipendenti.

Automatizzando i processi, l'università è riuscita a ridurre il numero di moduli stampati all'anno di 200.000 pagine, solamente nell'ambito delle risorse umane.

“Mentre in precedenza le domande venivano presentate, valutate e completate tramite procedure manuali cartacee, grazie alla piattaforma enterprise di sviluppo low-code in cloud di Appian, QUT ha trasferito tutte queste mansioni online, risparmiando una notevole quantità di tempo per l'invio e l'approvazione dei moduli”, ha affermato Denise.

“La piattaforma low-code di Appian ci consente di creare e implementare app fino a 20 volte più velocemente”, ha detto Denise. “Grazie alla piattaforma abbiamo ottenuto una riduzione dei costi del 50 per cento e del rischio del 75 per cento, migliorando la soddisfazione dei clienti del 61 per cento”.

Le tempistiche del ciclo, che va dalla presentazione del modulo all'accettazione del contratto da parte del dipendente, si sono ridotte dell'86 per cento. Inoltre, ora il 35 per cento dei contratti vengono assegnati e accettati nello stesso giorno, mentre tutti gli appuntamenti accademici delle sessioni possono essere inseriti dai robot.

L'università ha una vision molto precisa rispetto alla semplificazione dei processi aziendali e alla modernizzazione dell'esperienza offerta al personale e agli studenti. Anche se la sua trasformazione digitale è iniziata come un progetto, sponsor e comitato direttivo della QUT hanno capito subito che non si trattava solo di questo, ma di un'esigenza costante di miglioramento continuo. Ciò ha portato la QUT a creare una nuova unità interamente dedicata al miglioramento dei processi tramite la tecnologia di automazione. ​

“Appian è entusiasta di fornire la propria piattaforma per velocizzare la trasformazione digitale della QUT e consentire all'università di rispondere alle mutevoli esigenze aziendali con il minimo impiego di tempo e sforzo”, ha dichiarato Luke Thomas, Vicepresidente regionale ANZ di Appian. “Ci impegniamo a favorire la trasformazione digitale dei nostri clienti e a garantire che le loro soluzioni tecnologiche siano abbastanza agili da sostenerli nella loro crescita futura”.

Oltre a utilizzare Appian per migliorare i processi esistenti, in futuro la QUT prevede di sfruttare le applicazioni Appian per progettare, realizzare, gestire e ottimizzare al meglio i nuovi processi aziendali, che offriranno un'esperienza migliorata all'intera comunità universitaria.