University of South Australia

La University of South Australia conta più di 33 000 studenti ed ha un personale di facoltà che conta oltre 7 000 addetti. Si riferisce a se stessa come "l'università di impresa" e si dedica alla trasformazione dell'esperienza di insegnamento e apprendimento. Ciò a partire dal personale assunto (più del 70% dello staff di insegnanti ha un titolo di dottorato) e dall'esperienza che acquisiscono tramite il lavoro in università.

Sfida aziendale

Quando si trova un ottimo nuovo candidato l'università mira a farlo entrare in squadra in modo rapido ed efficiente. La prima cosa da fare, dunque, è semplificare i processi amministrativi come la presentazione degli orari. In breve, si vuole che lo staff e gli insegnanti dedichino il proprio tempo agli studenti e al loro percorso verso la laurea, non a districarsi faticosamente tra arcani sistemi amministrativi. Tutto questo è in linea con il piano strategico del vice rettore dell'università, che intende spostare tutti i sistemi amministrativi online entro il 2018, eliminando così tutti i moduli cartacei e i processi manuali. Un compito molto impegnativo, se si considera che la UniSA utilizza più di 400 moduli cartacei diversi per portare avanti la propria attività.

Soluzione Appian

L'approccio low-code di Appian Cloud permette ai diversi settori e all'IT di collaborare nella costruzione rapida di prototipi e adattarli in tutta l'università. L'architettura unica di Appian fa lavorare tutte le applicazioni allo stesso modo, che siano desktop, web o mobile, e la flessibilità di interfaccia consente una personalizzazione completa della marca sia livello interno che verso l'esterno. Ora quando un nuovo candidato inoltra la sua domanda ed entra a far parte della UniSA, la sua prima interazione avviene attraverso Appian. Tuttavia egli non ne è consapevole, perché Appian Sites crea un'esperienza intuitiva e completamente personalizzata per la marca, che dà l'idea di un'organizzazione moderna e di alta qualità. Appian si integra con il sistema di reclutamento online di UniSA e automatizza tutti i processi di iscrizione. Tutta la documentazione e i processi di approvazione/revisione avvengono online e il candidato può accettare il contratto di assunzione sul proprio dispositivo mobile. I tempi di gestione delle risorse umane sono stati ridotti da 3 settimane a 24 ore.

Anche la gestione degli orari ora avviene online. Gli orari possono essere inseriti ovunque, con avvisi che ricordano al personale di completarli a cadenza regolare, mentre i manager ricevono una notifica immediata per la verifica e l'approvazione. In questo modo, la gestione degli orari dell'università è diventata 20 volte più veloce rispetto a prima. Questi sono solo due degli esempi del successo ottenuti dal programma Appian in UniSA fino ad oggi, ma il percorso comprende anche tutti i 400 processi con moduli cartacei.